Classer utile, rapide et efficace

2 Jour(s)
(14 Heures)
Ref: 5-EP-CLAS
Tarif: à partir de 700 €/Jour
Document PDF

1. Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
  • Mettre en oeuvre les principes du classement
  • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
  • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

2. Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement

  • Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
  • Gestion du temps

3. Faciliter l'accès de tous à l'information

  • Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
  • Élaborer un plan de classement
  • Choisir des titres de dossiers pertinents
  • Structurer ses dossiers de façon pratique
  • Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
  • Faire coïncider le classement papier et micro
  • Choisir un matériel adapté

4. Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver

  • Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage
  • Bonnes raisons de garder :
    • que garder
    • pendant combien de temps
    • selon quels critères
  • Connaître les durées légales de conservation des documents.
  • Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.

5. Classer avec PC

  • Concevoir ses bases de données
  • Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service

6. Optimiser sa messagerie

  • Fonctions d'outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
  • Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.

7. Découvrir la gestion électronique des documents

  • Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et évolutif
  • Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches
  • Organiser les archives
  • Participants :

    Tout public


    Prérequis :

    Pas de prérequis spécifique

    Méthodes pédagogiques

    La formation est basée sur des cas pratiques et la réalisation de documents professionnels par les stagiaires.
    Les méthodes pédagogiques s’appuient sur les méthodes actives adaptées aux adultes. Les stagiaires sont amenés à s’exprimer de façon à les impliquer et à créer un climat de groupe positif et interactif. Le formateur combine des exposés concis et des mises en situation. Écoute active et respect du rythme de chacun sont des priorités.


    Modalités pédagogiques

    Présentiel ou distanciel


    Moyens pédagogiques

    Formateur expert du domaine - 1 ordinateur, 1 support de cours version papier ou numérique, vidéo projecteur - tableau blanc


    Modalités d'évaluation

    Durant la formation, nous procédons à une évaluation formative tout au long de la formation.
    A la fin de chaque session, les stagiaires expriment leur satisfaction concernant la formation en utilisant notre système de vote interactif QuizzBox.
    Les stagiaires répondent à l’aide de télécommande, smartphone ou ordinateur, à un questionnaire de satisfaction.
    Ce questionnaire permet de vous fournir un compte rendu des points de vue des participants.
    Une validation des acquis basée sur les objectifs de la formation est réalisée en fin de session par le formateur ou à l’aide des certifications disponibles (Tosa, Pcie…).


    Public concerné

    Salariés - Demandeur d'emploi - Reconversion professionnelle


    Accessibilité

    Notre site répond aux exigences qualité et normes ERP (Etablissement Recevant du Public).
    Nos locaux sont équipés pour accueillir des personnes à mobilité réduite : parking, portes à largeur requise, toilettes adaptées.
    Pour toute demande spécifique concernant l’accessibilité handicapée, merci de prendre contact directement avec notre référent, par téléphone, au 04.73.14.32.82 pour voir dans quelle mesure le handicap peut être pris en compte.

    Curriculum vitae des intervenants

    Nos formateurs disposent d’un haut niveau de savoir-faire pédagogique et d’un fort attachement à la relation humaine.
    La valeur ajoutée de notre pédagogie passe par l’échange et le transfert des connaissances entre les formateurs expérimentés et les formateurs juniors, enrichissant cet aspect pédagogique. Cela permet de garantir une pérennité dans nos compétences.
    Le plan de développement des compétences de nos salariés récense leurs actions de formation continue. Les salariés sont informés des dispositifs de formation et de qualification tout au long de la vie et savent où trouver les informations.
    En signant la charte, les formateurs s’engagent à se former et à actualiser et développer leurs compétences.
    Notre équipe se compose de 14 salariés dont 7 formateurs permanents et une équipe de développeurs, notamment sur Excel et Access, qui peuvent intervenir ponctuellement sur certaines formations techniques.


    Référent handicap

    Notre site répond aux exigences qualité et normes ERP (Etablissement Recevant du Public). Nos locaux sont équipés pour accueillir des personnes à mobilité réduite : parking, portes à largeur requise, toilettes adaptées.
    Pour toute demande spécifique concernant l’accessibilité handicapée, merci de prendre contact directement avec nous, Rachel Laidaoui - 04 73 14 32 82, pour voir dans quelle mesure le handicap peut être pris en compte.