Outlook et OneNote - Gagner du temps et s’organiser

2 Jour
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1. Personnaliser Outlook 2016 pour l'adapter à son activité

  • Présentation générale
  • Personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
  • Adapter l’outil à son activité :
    • Définir des champs, des catégories, des indicateurs
  • Créer des modèles pour gagner du temps :
    • Intégrer des messages types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types

2. Gestion des mails au quotidien

  • Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP
  • Apprendre à utiliser les indicateurs de suivi et les outils de recherche
  • Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement
  • Enregistrer des actions rapides pour les usages courants
  • Transformer un message en rendez-vous ou en tâche
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote
  • Informer de son absence à l’ensemble d’une équipe

3. Gestion du carnet d'adresses

  • Créer et classer ses propres contacts et listes de distribution
  • Échanger des cartes de visite
  • Importer, exporter des contacts
  • Apprendre à utiliser l’outil de publipostage

4. Planifier, organiser et prioriser ses activités

  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels et périodiques
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
  • Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels

5. Centraliser ses notes et idées dans OneNote 2016

  • Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes
  • Saisir et hiérarchiser ses notes :
    • Créer des pages, sous-pages, indicateurs
  • Insérer divers types de notes :
    • Intégrer du texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou video
  • Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette

6. Organiser le travail collaboratif et collectif

  • Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote
  • Organiser des rendez-vous
  • Déléguer et suivre des tâches

  • Adapter Outlook 2016 et OneNote 2016 à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser.
  • Optimiser la gestion de ses mails au quotidien.
  • Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
  • Centraliser ses notes et idées dans OneNote 2016.
  • Exploiter ses ressources pour faciliter le travail collectif

  • Utilisateurs souhaitant optimiser l'utilisation d'outlook 2016

  • Formateur expert dans le domaine
  • Mise à disposition d’un ordinateur, support de cours remis à chaque participant, vidéo projecteur, tableau blanc et paperboard
  • Feuille de présence signée en demi-journée, évaluation des acquis tout au long de la formation, questionnaire de satisfaction, attestation de stage